ГИС ЭПД становится обязательной: новые правила цифрового документооборота в логистике

С начала осени 2025 года в России вступают в силу новые правила оформления смешанных перевозок с использованием электронного единого транспортного документа (ЭЕТД). Нововведения касаются всех участников логистического процесса — от грузоотправителей до перевозчиков и грузополучателей. Основная цель — централизовать и унифицировать документооборот, исключить ошибки и усилить государственный контроль за передвижением грузов.

Обязательный переход на ЭЕТД и обмен через ИС ЭПД

ЭЕТД будет использоваться при перевозке груза несколькими видами транспорта. Документ фиксирует заключение договора перевозки, а также данные о передаче и получении груза. Весь документооборот теперь будет проходить через информационные системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), которые в обязательном порядке связаны с государственной ГИС ЭПД.

Передача данных из ИС ЭПД в ГИС ЭПД должна происходить не позднее 10 минут с момента получения информации. Ответственность за соблюдение сроков и корректность данных ложится на операторов систем.

Уникальные идентификаторы и строгая валидация

Каждому документу будет присваиваться уникальный идентификатор (УИД). Система будет автоматически проверять:

• соответствие файла утвержденному формату ФНС;

• подлинность электронной подписи;

• уникальность УИД;

• соответствие кода оператора реестру.

Если документ содержит ошибку, участник получит уведомление в течение одного рабочего дня. В этом случае файл придётся создавать заново — исправление уже направленного ЭЕТД не допускается.

Ограничения на внесение изменений

Новое регулирование запрещает менять критичные данные в уже отправленных документах. Ни грузоотправитель, ни перевозчик не смогут корректировать:

• сведения о передаче груза;

• оговорки при приёме или выдаче;

• данные о получении товара.

Если потребуется изменить пункт назначения или грузополучателя, нужно будет создавать новый файл, подписанный перевозчиком, с подтверждением изменений.

Электронная подпись и доверенности

Все документы необходимо подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Исключение — физические лица и представители по доверенности, которые могут использовать неквалифицированную ЭП.
Электронные доверенности должны быть в машиночитаемом формате.

Технические требования к ГИС ЭПД

Государственная система ГИС ЭПД должна обрабатывать документы в круглосуточном режиме, с откликом не более 10 секунд. Хранение каждого документа будет осуществляться в течение пяти лет. Запрещается:

• шифровать файлы при отправке в ГИС ЭПД;

• передавать финансовую информацию грузополучателю или третьим лицам.

Почему это важно для бизнеса

Внедрение ЭЕТД и подключение к ГИС ЭПД — это обязательный этап цифровизации перевозок, не подлежащий отсрочке. От компаний требуется заранее:

• проверить совместимость ИТ-систем с ГИС ЭПД;

• внедрить инструменты автоматического обмена;

• адаптировать процессы под новые сроки и требования.

Уже сейчас стоит учитывать будущую нагрузку на ИТ-инфраструктуру и готовиться к полной автоматизации документооборота.

Следующий шаг — ЭТРН с 2026 года

С сентября 2026 года вступит в силу ещё одно крупное изменение — обязательный переход на электронные транспортные накладные (ЭТРН). Это станет частью обновлённого законодательства о транспортно-экспедиционной деятельности (ФЗ №87) и логическим продолжением текущей реформы.

Государственная цель — повысить прозрачность логистических цепочек, сократить долю теневых операций и упростить контроль над грузоперевозками на федеральном уровне.